Análisis de los métodos de control y registro de mercancías

 La creciente necesidad de las empresas de reducir los costos en sus operaciones diarias e incrementar los beneficios para los accionistas ha generado que vean a las actividades logísticas como un foco para alcanzar estos dos objetivos (Chopra y Meindl, 2008). Esta necesidad surge como respuesta a la alta competitividad del mercado actual, causada en gran parte por la globalización, que en muchos casos obliga a las empresas a ofrecer sus productos a menor precio, con mejores características de calidad y con un mayor nivel de servicio al cliente (Porter, 1985; Sallenave, 2002).

  La administración de inventarios es una de las actividades logísticas en donde se encuentran más posibilidades de reducir costos para las empresas, mediante una mejor gestión de los materiales almacenados y su transporte (Sallenave, 2002). Una buena administración en este campo permite reducir la cantidad de elementos requeridos en los almacenes, así como aumentar los niveles de cumplimiento de los pedidos de clientes internos y externos (Silver, Pyke y Peterson, 1998; Frazelle y Sojo, 2007; Chopra y Meindl, 2008; Goldsby y Martichenko, 2005).

  Todas las empresas comerciales e industriales que adquieren mercancías para su venta y/o transformación requieren controles o métodos, de los cuales el más adecuado será el que cada negocio requiera conforme a las operaciones que realice.

 Para efectos del presente analizaremos los tres métodos más comunes para registrar estas operaciones; el primero es el: Método global.

   Procedimiento global o de mercancías generales: También es llamado “sistema de mercancías genérales, Reside en establecer una única cuenta para realizar el registro de éstas operaciones. La cuenta que constituye por sí misma el sistema global se denomina “Mercancías” o “Mercancías Generales”. En la cuenta de “Mercancías Generales” se registran todos los Cargos y todos los Abonos que indican los aumentos y las disminuciones que identificamos en cada concepto relacionado con la compra-venta de Mercancías, su movimiento carece de homogeneidad pues incluye movimientos correspondientes a diferentes conceptos.

Las ventajas de este método son:

-          El registro en sencillo, pues sólo se emplea una sola cuenta para el registro de todas estas operaciones.

Las desventajas son:

-          No puedes saber qué cantidad vendiste, que devolviste, que te devolvieron, etc., puesto que todas las operaciones se encuentran en desorden y en una sola cuenta; tendrías que llevar un registro por separado para saber cuánto has ganado o gastado con cada operación.

-          No puedes determinar el costo de lo vendido ni la utilidad bruta, tendrías que revisar las cantidades de los conceptos que los integran.

-          La elaboración del estado de resultados se dificulta porque no están identificados los conceptos que integran a este estado financiero.

-          No se puede conocer el valor del inventario final, por lo que se tiene que realizar un conteo físico para valorizarlo.

 Cómo puede observarse, este método posee más desventajas que ventajas, por lo que no es muy utilizado en las empresas, sin embargo es necesario conocerlo, pues de él se derivan los siguientes métodos.

Método de Inventarios Perpetuos

  El Sistema de Inventario Perpetuo es el mejor sistema de registro de mercancías para cualquier empresa debido a su buena organización. También es conocido como Sistema de Inventario Constante o Permanente, este organiza la información de tal manera que pueda ser localizada en cualquier momento, sin problemas y por quien lo necesite, del valor del inventario final, del costo de lo vendido y la utilidad o la perdida bruta.

  El sistema de inventario perpetuo es un sistema que mantiene un registro continuo y diario de los movimientos de los inventarios y del costo del artículo vendido costeado, ya sea por identificación específica, PEPS, UEPS o promedio ponderado (Jiménez y Espinoza, p. 52)

Tiene tres cuentas principales:

-          Almacén

-          Costo de Ventas

-           Ventas

Ventajas del procedimiento de inventarios perpetuos

-          Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de practicar inventarios físicos.

-          No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existe una cuenta que controla las existencias.

-          Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de las mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de la mercancía que debiera haber.

-          Se pueden conocer, en cualquier momento, el valor del costo de lo vendido.

-          Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o de la perdida bruta. “

Desventajas del procedimiento de inventarios perpetuos

-          No se puede conocer, en un momento dado, a detalle la composición del rubro de ventas y costo de ventas.

-          No es posible determinar con exactitud el valor de las que debiera hacer, debido a que no hay ninguna cuenta que controle las existencias.

Método Analítico o Pormenorizado

 Se denomina así porque en este método se requiere de un mayor análisis y debido a esto se abren cuentas para asociar los conceptos. Con la finalidad de determinar la utilidad de un negocio por medio de los traspasos entre las cuentas y facilitar la elaboración del estado de resultados.

Que puede ser descrito de la siguiente manera: El sistema analítico o pormenorizado consiste, fundamentalmente, en el establecimiento de una cuenta por cada concepto afectado por las operaciones realizadas directamente con mercancías, para llevar a cabo el control de sus aumentos y disminuciones. Por lo tanto, un sistema analítico para el control de las operaciones con mercancías, se integra con tantas cuentas como conceptos se afecten en la realización de estas operaciones. de acuerdo con el detalle presentado las cuentas que comúnmente se integran un sistema analítico son las siguientes:

-          Inventarios ventas

-          Compras devoluciones sobre ventas

-          Gastos sobre compras rebajas sobre ventas

-          Devoluciones sobre compras bonificaciones sobre ventas

-          Rebajas sobre compras descuentos sobre ventas

-          Bonificaciones sobre compras

-          Descuentos sobre compras

-

Ventajas del sistema analítico.

Las principales ventajas del procedimiento analítico o pormenorizado son las siguientes:

-          En cualquier momento, se puede conocer el importe del inventario inicial, de las ventas, de las compras, de los gastos de compra, de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas, debido a que para cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial.

-          Se facilita la formación del estado de Pérdidas y Ganancias, debido a que se conoce por separado el importe de cada uno de los conceptos con que se forma.

-          Mayor claridad en el registro de las operaciones de mercancías.

Desventajas del sistema analítico.

Las principales desventajas del procedimiento analítico son las siguientes:

-          No se puede conocer, en un momento dado, el importe del inventario final de mercancías, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias.

-          No es posible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud el importe de las mercancías que debiera haber, debido a que no hay ninguna cuenta que controle las existencias.

-          Para conocer el importe del inventario final, es preciso hacer un recuento físico de las existencias, labor que algunas veces obliga a cerrar el negocio, para poder llevarla al cabo, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos.

-          No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o pérdida bruta, mientras no se conozca el importe del inventario final.

 Con lo anterior podemos concluir que cada uno de estos sistemas representa un beneficio para el control de mercancía en cualquier empresa, sim embargo basándonos en las ventajas de dichos métodos el sistema de inventario perpetuo o constante es el sistema más completo de todos debido a que presenta como ventaja el control constante de los costos de adquisición de la mercancía entregada en ventas y de las correlativas salidas del almacén.

Bibliografía

 -Francisco Jiménez Boulanger y Carlos Luis Espinoza Gutiérrez. Costos Industriales. Editorial Tecnológica de Costa Rica. 2007. Pág. 52

- Begoña Prieto Moreno, Pablo Aguilar Conde, Alicia Santidrián Arroyo. Contabilidad de costes y de gestión: un enfoque práctico. Delta Publicaciones, 2005.

 -. Moreno Fernández Joaquín. Contabilidad básica Compañía editorial continental. Primera edición. México 2002. pag 135